Boekhouding
Inkoopfactuur boeken: zo werkt het in de dubbele boekhouding
Een inkoopfactuur boeken klinkt technisch, maar de logica is eenvoudig: je legt vast wat je gekocht hebt (kosten), hoeveel btw je terugkrijgt (voorbelasting) en wat je nog moet betalen (crediteur). Dit artikel legt de boeking stap voor stap uit.
6 min lezen ·
De drie onderdelen van een inkoopboeking
Stel, je ontvangt een factuur van € 121 voor software: € 100 exclusief btw en € 21 btw. De boeking bestaat uit drie regels.
- Debet Softwarekosten € 100: de kosten die je maakt.
- Debet Te vorderen btw (voorbelasting) € 21: de btw die je terugvraagt bij de aangifte.
- Credit Crediteuren € 121: wat je aan de leverancier verschuldigd bent.
De boeking bij betaling
Betaal je de factuur van je zakelijke rekening, dan verdwijnt de schuld en daalt je banksaldo: debet Crediteuren € 121, credit Bank € 121. De kosten en de btw waren al geboekt op de factuurdatum; dat is het verschil tussen een factuurstelsel en een kasstelsel.
Welke categorie kies je?
Een standaard rekeningschema heeft kostenrekeningen als Softwarekosten, Hosting, Telefoon en internet, Auto- en reiskosten, Verzekeringen en Overige bedrijfskosten. Kies de categorie die de kosten het beste omschrijft en houd het consistent: dezelfde leverancier hoort maand na maand op dezelfde rekening. Twijfel je? "Overige bedrijfskosten" is beter dan een verkeerde specifieke rekening.
Meerdere categorieën op één factuur
Koop je bij Coolblue een laptop van € 1.300, kabels van € 100 en software van € 100, dan splits je de factuur in drie regels met ieder een eigen categorie en btw. De btw per regel telt op tot de btw van de factuur. Een laptop boven de € 450 is bovendien een bedrijfsmiddel dat je activeert en afschrijft in plaats van in één keer als kosten neemt.
Creditnota van een leverancier
Een creditnota is de spiegel van de inkoopfactuur: credit kosten, credit voorbelasting, debet crediteuren. Koppel de creditnota aan de oorspronkelijke factuur, zodat de openstaande post klopt en de btw-aangifte de correctie meeneemt.
Zo doe je dit in Factora
- Upload of scan de factuur; Factora herkent leverancier, bedragen en btw en stelt de categorie voor op basis van eerdere facturen van dezelfde leverancier.
- Klik op Verwerken: Factora maakt de inkoopfactuur, boekt kosten, voorbelasting en crediteur in één transactie en koppelt de bankbetaling als die al is geïmporteerd.
- Splitsen over categorieën en het activeren van bedrijfsmiddelen doe je in hetzelfde scherm.