Privacybeleid Factora

1. Rollen onder de AVG

Voor persoonsgegevens die DR IT zelf verzamelt voor accountbeheer, abonnementen, facturering, beveiliging en communicatie is DR IT in beginsel verwerkingsverantwoordelijke.

Wanneer een zakelijke Klant persoonsgegevens van eigen klanten, contactpersonen of andere betrokkenen in Factora invoert, is de Klant in beginsel verwerkingsverantwoordelijke en DR IT verwerker.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van het gebruik kunnen onder andere naam, zakelijke contactgegevens, bedrijfsgegevens, KvK- en btw-gegevens, account- en organisatiegegevens, abonnementsgegevens, factuur- en betalingsgegevens, IP-adressen, login- en beveiligingsinformatie, browser- en apparaatgegevens, loggegevens, supportcommunicatie en instellingen worden verwerkt.

3. Gegevens die klanten opslaan

Klanten kunnen namen, bedrijfsnamen, adressen, e-mailadressen, telefoonnummers, KvK- en btw-gegevens, klantnummers, factuur- en betaalgegevens, producten, diensten, offertes, notities en overige administratieve informatie verwerken. De Klant bepaalt in beginsel doel en middelen; DR IT verwerkt deze gegevens voor de dienstverlening en volgens toepasselijke afspraken en wetgeving.

4. Doeleinden

Persoonsgegevens kunnen worden verwerkt voor account- en organisatiebeheer, levering van Factora, abonnementen en betalingen, ondersteuning, beveiliging, fraudepreventie, technische probleemoplossing, verbetering van de Dienst, wettelijke verplichtingen en rechtsvorderingen.

5. Grondslagen

Afhankelijk van de verwerking baseert DR IT zich op uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang of toestemming. Toestemming kan in beginsel worden ingetrokken.

6. Facturatiegegevens

Klanten zijn verantwoordelijk voor welke persoonsgegevens zij in facturen en administratieve documenten opnemen en voor naleving van fiscale en andere wettelijke verplichtingen. DR IT gebruikt de inhoud van klantfacturen niet voor eigen commerciële doeleinden zonder afzonderlijke geldige grondslag.

7. Betalingen

Bij betalingsfunctionaliteiten kunnen gegevens worden uitgewisseld met externe betaaldienstverleners. Deze partijen kunnen gegevens zelfstandig verwerken. DR IT verwerkt alleen betalingsinformatie die noodzakelijk is voor dienstverlening, administratie en wettelijke verplichtingen.

8. E-mail en communicatie

Factora kan documenten en berichten per e-mail laten verzenden. Hiervoor kunnen DR IT en ingeschakelde e-maildienstverleners persoonsgegevens verwerken. Klanten zijn verantwoordelijk voor inhoud, ontvangers en rechtmatigheid van hun communicatie.

9. Log- en beveiligingsgegevens

DR IT kan IP-adressen, loginmomenten, foutmeldingen, beveiligingsgebeurtenissen, browser- en apparaatgegevens, technische acties en API-verzoeken registreren om misbruik te detecteren, incidenten te onderzoeken en Factora betrouwbaar te houden.

10. Cookies

Factora kan functionele en strikt noodzakelijke cookies gebruiken voor sessies, beveiliging, voorkeuren en essentiële functionaliteit. Indien niet-noodzakelijke cookies worden gebruikt waarvoor toestemming vereist is, wordt waar nodig vooraf toestemming gevraagd.

11. Delen met derden

DR IT verkoopt persoonsgegevens niet. Gegevens kunnen worden gedeeld met noodzakelijke hosting- en cloudproviders, e-maildienstverleners, betaaldienstverleners, IT- en beveiligingsleveranciers, administratieve dienstverleners, API- en integratieproviders en professionele adviseurs. Waar vereist worden passende verwerkersafspraken gemaakt.

12. Agendakoppelingen (Google Calendar en Apple Agenda)

Een gebruiker kan zijn persoonlijke Factora-agenda op eigen initiatief koppelen met Google Calendar of Apple Agenda. Zonder die keuze worden er geen gegevens met Google of Apple uitgewisseld.

Google Calendar. Na toestemming van de gebruiker via Google ontvangt Factora: het e-mailadres en de account-ID van het Google-account (om te tonen met welk account is gekoppeld) en toegang tot uitsluitend de agenda "Factora" die Factora zelf in het Google-account aanmaakt (Google-machtiging calendar.app.created). Factora heeft geen toegang tot andere agenda's, afspraken, e-mail of contacten in het Google-account.

Factora gebruikt deze gegevens alleen om afspraken, ingeplande werkbonnen en (als de gebruiker dat kiest) projectdeadlines en factuurvervaldata in de agenda "Factora" te zetten en wijzigingen die de gebruiker daarin maakt terug te zetten in Factora. Google-gegevens worden niet gebruikt voor advertenties, niet verkocht, niet gebruikt om algemene AI-modellen of andere zelflerende systemen te trainen en niet gedeeld met derden, behalve waar nodig voor het leveren van deze functie (hosting), om te voldoen aan de wet, of met uitdrukkelijke toestemming van de gebruiker. Medewerkers van DR IT lezen deze gegevens niet, tenzij de gebruiker daarom vraagt voor ondersteuning, het nodig is voor beveiliging of de wet het vereist.

Toegangstokens van Google worden versleuteld opgeslagen en nooit aan de browser getoond. Bij het verbreken van de koppeling in Factora trekt Factora de toegang bij Google in en verwijdert het de tokens en de koppelgegevens per afspraak; afspraken in Factora zelf blijven bestaan. De gebruiker kan de toegang ook altijd intrekken via de beveiligingsinstellingen van het Google-account (myaccount.google.com/permissions).

Het gebruik door Factora van informatie die via Google API's wordt ontvangen, en de overdracht daarvan aan andere apps, voldoet aan het Gebruikersgegevensbeleid voor Google API-services (Google API Services User Data Policy), inclusief de vereisten voor beperkt gebruik (Limited Use). Dit beleid is te lezen op https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy.

Apple Agenda. Bij een koppeling met Apple Agenda maakt Factora een persoonlijk, geheim agenda-abonnement aan. De Agenda-app van de gebruiker haalt daarmee de eigen Factora-afspraken op. Er gaan geen gegevens van Apple naar Factora. Bij het verbreken van de koppeling werkt het abonnement direct niet meer.

13. Subverwerkers

DR IT kan subverwerkers inzetten voor onder andere hosting, e-mail, opslag, beveiliging, betalingen en infrastructuur. Waar vereist worden passende afspraken gemaakt en kan een actueel overzicht afzonderlijk beschikbaar worden gesteld.

14. Doorgifte buiten de EER

Waar mogelijk worden persoonsgegevens binnen de EER verwerkt. Bij doorgifte naar landen zonder adequaatheidsbesluit worden waar vereist passende waarborgen gebruikt, zoals goedgekeurde standaardcontractbepalingen of andere wettelijke doorgiftemechanismen.

15. Bewaartermijnen

DR IT bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk, tenzij langere bewaring wettelijk verplicht of gerechtvaardigd is. De termijn hangt onder andere af van de klantrelatie, fiscale bewaarplichten, beveiliging, geschillen en back-upcycli.

16. Na beëindiging

Na beëindiging kan toegang tot gegevens worden afgesloten. Gegevens kunnen tijdelijk worden behouden voor export, herstel, wettelijke verplichtingen en beveiliging en worden daarna verwijderd of geanonimiseerd, behoudens wettelijke bewaarplichten.

17. Beveiliging

DR IT neemt passende technische en organisatorische maatregelen tegen onbevoegde toegang, verlies, ongeoorloofde wijziging, vernietiging, openbaarmaking en misbruik. Absolute beveiliging kan niet worden gegarandeerd.

18. Datalekken

DR IT onderzoekt beveiligingsincidenten en neemt de maatregelen die volgens de AVG noodzakelijk zijn. Als verwerker informeert DR IT de betreffende Klant waar melding vereist is; als verwerkingsverantwoordelijke meldt DR IT waar wettelijk vereist aan toezichthouder en/of betrokkenen.

19. Rechten van betrokkenen

Afhankelijk van de situatie kunnen betrokkenen recht hebben op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar, overdraagbaarheid en intrekking van toestemming. Bij gegevens waarvoor een Klant verwerkingsverantwoordelijke is, kan het verzoek bij die Klant moeten worden ingediend.

20. Geautomatiseerde besluitvorming

DR IT neemt in beginsel geen uitsluitend geautomatiseerde beslissingen met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanmerkelijke gevolgen, tenzij dit uitdrukkelijk wordt aangegeven en wettelijk is toegestaan.

21. Minderjarigen

Factora is een zakelijke Dienst en richt zich niet specifiek op minderjarigen.

22. Verwerkersovereenkomst

Waar wettelijk vereist worden afspraken tussen DR IT en de Klant vastgelegd in een verwerkersovereenkomst, onder andere over doel en duur, categorieën gegevens en betrokkenen, beveiliging, vertrouwelijkheid, subverwerkers, datalekken, verzoeken, verwijdering en audits.

23. Wijzigingen

DR IT kan dit privacybeleid wijzigen wanneer Factora, de verwerking of wetgeving verandert. De meest recente versie wordt via Factora en/of de website gepubliceerd.

24. Klachten

Betrokkenen kunnen eerst contact opnemen met DR IT. Daarnaast bestaat het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde privacytoezichthouder; in Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens.

25. Contact

DR IT / Factora, Hilversumpad 37, Almere, Nederland. KvK-nummer 83047786. Actuele elektronische contactgegevens worden via de website en/of applicatie beschikbaar gesteld.