Boekhouding
Grootboekrekeningen uitgelegd: het rekeningschema voor ondernemers
Het grootboek is het hart van iedere boekhouding: iedere boeking landt op een grootboekrekening. Je hoeft er als ondernemer niet dagelijks in te kijken, maar begrijpen hoe het werkt maakt rapportages en het gesprek met je accountant een stuk eenvoudiger.
6 min lezen ·
Vijf soorten rekeningen
Alle grootboekrekeningen vallen in vijf groepen. Activa (bezittingen: bank, debiteuren, inventaris), passiva (schulden: crediteuren, te betalen btw), eigen vermogen, omzet en kosten. Balansrekeningen (activa, passiva, eigen vermogen) lopen door over jaren; resultaatrekeningen (omzet en kosten) beginnen ieder boekjaar op nul.
De logica van rekeningnummers
In Nederland is een decimaal schema gebruikelijk: rekeningen die met 1 beginnen zijn liquide middelen en vorderingen, 2 is eigen vermogen, 4 zijn kosten en 8 is omzet. Zo ziet een accountant aan het nummer meteen om wat voor rekening het gaat. Het exacte schema is niet wettelijk voorgeschreven; consistentie is wat telt.
Welke rekeningen heb je echt nodig?
Voor een dienstverlenende zzp'er volstaan vaak twintig tot dertig rekeningen.
- Balans: Kas, Bank, Debiteuren, Te vorderen btw, Inventaris en apparatuur, Crediteuren, Te betalen btw, Eigen vermogen, Privé-opnamen.
- Omzet: Omzet diensten, Omzet producten, Overige omzet.
- Kosten: Inkoopkosten, Software, Hosting, Telefoon en internet, Marketing, Kantoor, Auto en reizen, Verzekeringen, Accountant en advies, Bankkosten, Representatie, Afschrijvingen, Overige bedrijfskosten.
Systeemrekeningen
Sommige rekeningen gebruikt je boekhoudsoftware automatisch: debiteuren bij een verkoopfactuur, crediteuren bij een inkoopfactuur, de btw-rekeningen bij iedere boeking met btw, en onverdeeld resultaat bij de jaarafsluiting. Die rekeningen kun je hernoemen, maar beter niet verwijderen.
Zo doe je dit in Factora
- Bij het inrichten krijgt je organisatie een standaard rekeningschema met systeemrekeningen. Rekeningen toevoegen of hernoemen doe je in de administratie-instellingen.
- In de interface heten kostenrekeningen "categorieën". Factora stelt ze voor op basis van leverancier en eerdere boekingen, zodat je het schema zelden hoeft te openen.
- De grootboekkaart laat per rekening alle mutaties zien met doorlopend saldo, met doorklikken naar de boeking en het brondocument.